Pienempi oma toimisto, enemmän joustoa – uusi tapa ratkaista toimitilatarpeet
Fiksusti mitoitettu toimisto ja tarpeen mukaan käytettävät joustotilat tuovat yritykselle kustannussäästöjä, valinnanvapautta ja työympäristön, joka tukee yrityksen kulttuuria ja tavoitteita. Siksi toimitilaa kannattaa tarkastella neliöiden sijaan ennen kaikkea sen tuottaman arvon kautta.
”Joustavuudesta on tullut monille olennainen osa hyvää ja toimivaa työelämää”, sanoo markkinoinnista ja konsepteista Antiloopilla vastaava johtaja Johanna Sarekoski.
”Yritysten tilantarpeet elävät liiketoiminnan mukana. Työskentelytapojen muutoksen myötä perinteinen kiinteän toimiston malli ei välttämättä aina palvele kaikkia muuttuvia tarpeita. Osalla yrityksistä tilaa on yksinkertaisesti liikaa ja toisilla seinät tulevat vastaan. Samanaikaisesti tiloilta odotetaan enemmän laatua, tarkoituksenmukaisuutta ja mahdollisuutta tukea erilaisia työn tekemisen muotoja”, Sarekoski sanoo.
Antilooppi on pitkään tarjonnut joustavampia tilaratkaisuja tukemaan yritysten liiketoimintaa ja toimivaa työelämää. Antiloopin Fix + Flex -malli syntyi asiakkaiden tarpeesta. Se tarjoaa liikkumavaraa ja joustavuutta, kun yrityksissä kasvetaan, pienennetään tai käydään läpi erilaisia muutosvaiheita. Joustavuuden tarpeita on viikoittain ja osalla jopa päivittäin. Antiloopin mallin avulla yritykset voivat rohkeasti valita tiiviimmän ja tehokkaamman oman toimiston, ja täydentää sitä joustavaan käyttöön suunnitelluilla POOLin työ-, kokous-, ja tapahtumatiloilla.
Fiksut neliöt tuovat kustannussäästöjä
Kun tilatarpeet ja työskentelytavat elävät, kaikki yrityksen omat neliöt eivät välttämättä ole jatkuvasti tehokkaassa käytössä, mutta niistä syntyy kustannuksia.
Kaikkea ei tarvitse mahduttaa oman toimiston seinien sisälle, vaan yritykset voivat löytää joustotilojen kautta helposti tarpeisiinsa sopivia lisätiloja. Näin ei tarvitse maksaa neliöistä, joita tarvitaan todellisuudessa vain silloin tällöin.
”Valitsemalla pienemmän oman toimiston ja täydentämällä sitä joustavilla tiloilla, yritys voi säästää vuositasolla merkittävästi”, Sarekoski kertoo.
Joustava ja fiksu tilankäyttö ei suinkaan tarkoita vain kustannusten optimointia. Se tuo myös vaihtelua ja valinnanvaraa työarkeen, kun työntekijät voivat valita työympäristön sen mukaan, millaista työ- tai kohtaamistilaa he milloinkin kaipaavat. Eniten joustotiloja varataan erilaisiin tapahtumiin, kokouksiin ja työpajoihin.
Yksi Antiloopin mallia toteuttavista yrityksistä on yli sadan hengen markkinointitoimisto SEK. Strategiauudistuksen yhteydessä yritys halusi uudistaa tapaansa tehdä työtä, ja samalla aiempi 1300 neliön toimisto vaihtui noin 700 neliön tehokkaampaan toimistoon, jota täydentävät joustavat yhteiskäyttötilat. Uusi työympäristö tukee SEKin studiomallia, yhdessä tekemistä ja jatkuvaa oppimista sekä antaa ihmisille enemmän vapautta valita, miten ja missä he työskentelevät.
”Fiksummin toimivat neliöt voidaan suunnitella tukemaan juuri haluttua työskentelykulttuuria ja yhteisöllisyyttä”, Sarekoski kertoo.
”Esimerkiksi SEKillä olohuonemainen lounge-tila kutsuu ihmisiä luontevasti yhteen. Moni hakeutuukin mielellään tiloihin, joissa voi kohdata kollegoita ja vaihtaa ajatuksia. Parhaimmillaan tilat tukevat oppimista ja ohjaavat kuin huomaamatta kohti sellaista yhdessä tekemisen ja kohtaamisen kulttuuria, jota yritys haluaa rakentaa”, Sarekoski jatkaa.
Tilat ovat tehokas johtamisen väline
Työympäristöä kannattaa ajatella strategisen johtamisen välineenä: millaista tekemistä ja kulttuuria yrityksessä halutaan vahvistaa.
”Toimistolla rakennetaan yrityksen kulttuuria ja parhaimmillaan tilat tukevat myös tuottavuutta. Kasvokkain yhdessä tekeminen vahvistaa luottamusta ja yhteisöllisyyttä sekä luo tilaa ideoinnille, luovuudelle ja innovaatioille. Harva menestystarina syntyy sattumalta”, Sarekoski sanoo.
Toimiston merkityksellisyys syntyy ihmisen ymmärtämisestä. On tunnistettava työn erityispiirteet, työpäivän aikaiset muuttuvat tarpeet ja se, mitä ihmiset tarvitsevat kokeakseen kuuluvansa joukkoon, päästäkseen työn imuun ja tehdäkseen merkityksellistä työtä. Kyse on hyvästä ja toimivasta työelämästä.
Sarekoski näkee tämän myös vastuullisen johtamisen kysymyksenä. Aikana, jolloin työelämässä puhutaan yksinäisyydestä ja yhteenkuuluvuuden heikkenemisestä, työympäristöllä voidaan tietoisesti luoda edellytyksiä hyvinvoinnille ja sosiaalisten suhteiden rakentumiselle. Yhteisöllisissä ja joustavissa tiloissa on aina elämänmenoa, ihmisiä ja kohtaamisia.
Modernin toimiston arvo ei siten synny pelkistä seinistä vaan arvoa mitataan sillä, miten toimisto tukee joustavia työskentelytapoja, hyvinvointia, yrityksen eri muutosvaiheita ja kulttuurin rakentumista.
”Toivon suomalaisille yrityksille menestystä sekä jokaiselle mahdollisuutta elää parasta työelämää”, Sarekoski päättää.